In het kort
Een zakelijk e-mailadres op je eigen domein, zoals info@jouwbedrijf.nl, oogt professioneler dan een gratis adres en blijft van jou, ook als je van provider wisselt. Je hebt een domeinnaam en een maildienst nodig (bij je hosting, of bijvoorbeeld Microsoft 365 of Google Workspace). Stel daarna SPF, DKIM en DMARC in, anders belanden je mails sneller in de spam.
Je stuurt een offerte vanaf bakkerijjansen1978@gmail.com. Werkt dat? Vast wel. Maar een adres als info@bakkerijjansen.nl komt betrouwbaarder over, belandt minder snel in de spam en is onderdeel van je merk. In dit artikel lees je hoe je het regelt en welke technische instellingen je niet mag vergeten.
Waarom een e-mailadres op je eigen domein?
- Vertrouwen. Klanten zien direct dat ze met een echt bedrijf te maken hebben. Phishingmails komen juist vaak van gratis adressen.
- Herkenbaarheid. Elke mail die je verstuurt, noemt je bedrijfsnaam en je website.
- Onafhankelijkheid. Het adres is van jou, niet van een provider. Stap je over naar een andere maildienst, dan houd je hetzelfde adres.
- Groei. Neem je iemand aan, dan maak je eenvoudig een adres bij, en vertrekt iemand, dan stuur je de mail door naar een collega.
Wat heb je nodig?
- Een domeinnaam die op jouw naam staat. Nog geen domein? Lees eerst onze tips voor het kiezen van een domeinnaam.
- Een maildienst die de mail voor dat domein ontvangt en verstuurt.
- De juiste DNS-instellingen: MX-records die vertellen waar je mail naartoe moet, plus SPF, DKIM en DMARC voor de betrouwbaarheid.
Drie soorten maildiensten
| Optie | Geschikt voor | Let op |
|---|---|---|
| Mail bij je webhosting | Zzp'ers en kleine bedrijven met een paar adressen | Vaak inbegrepen; let op opslagruimte en spamfilter |
| Microsoft 365 | Bedrijven die met Outlook, Word en Teams werken | Kosten per gebruiker per maand |
| Google Workspace | Bedrijven die met Gmail en Google Drive werken | Kosten per gebruiker per maand |
Je kunt je website en je mail bij verschillende partijen onderbrengen. Het domein wijst dan voor de website naar de ene server en voor de mail naar de andere. Bij onze hosting zit e-mail op je eigen domein, en we stellen ook Microsoft 365 of Google Workspace voor je in als je dat liever gebruikt.
SPF, DKIM en DMARC: waarom ze onmisbaar zijn
Iedereen kan in theorie een mail versturen met jouw adres als afzender. Daarom controleren ontvangende mailservers of een mail echt van jou komt. Dat doen ze met drie instellingen in je DNS:
- SPF geeft aan welke servers namens jouw domein mogen mailen. Vergeet hierin niet je nieuwsbriefdienst, boekhoudpakket of webshop als die ook mail namens jou versturen.
- DKIM zet een digitale handtekening onder elke mail, zodat de ontvanger kan controleren dat de mail onderweg niet is aangepast.
- DMARC vertelt ontvangers wat ze moeten doen met mail die niet door de SPF- of DKIM-controle komt, en stuurt jou rapporten over misbruik.
Grote mailproviders zoals Gmail en Yahoo stellen deze controles sinds 2024 strenger verplicht, vooral voor partijen die veel mail versturen. Ontbreken ze, dan is de kans groot dat je offertes en facturen in de spammap belanden. Begin met een DMARC-beleid op none om te monitoren, en schroef het op als alles goed staat.
Welke adressen maak je aan?
- info@ als algemeen adres op je website.
- voornaam@ voor persoonlijk contact. Dat voelt directer.
- facturen@ of administratie@ om facturen apart te houden.
Je hoeft niet voor elk adres een aparte mailbox te betalen. Met een alias of doorsturing komen meerdere adressen in één inbox binnen.
Overstappen zonder mail kwijt te raken
- Maak de nieuwe mailboxen aan voordat je iets aan het domein verandert.
- Kopieer je oude mail mee, bijvoorbeeld via IMAP of een migratietool van de nieuwe provider.
- Pas de MX-records aan. Het kan enkele uren duren voordat dit overal is doorgevoerd.
- Controleer of verzenden en ontvangen werkt, en zet daarna SPF, DKIM en DMARC goed.
- Laat het oude adres een tijd doorsturen en zet je nieuwe adres op je website, facturen en visitekaartjes.
Ga je tegelijk over naar een nieuwe website? Lees dan ook hoe je verhuist zonder je Google-posities te verliezen.